Współczesny rynek biznesowy wymaga od nas przedsiębiorców i menedżerów umiejętności skutecznego planowania i prowadzenia spotkań biznesowych. Dobre spotkanie biznesowe to takie, które pozwali Ci osiągnąć cele, a jednocześnie nie marnuje czasu twojego i twoich uczestników. Poniżej znajdziesz 10 sprawdzonych porad, które pomogą Ci zorganizować efektywne spotkanie biznesowe w twojej firmie.
1. Określ cel spotkania
Przed przystąpieniem do organizacji spotkania biznesowego, dokładnie określ jego cel. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy rozumieją, dlaczego są zaproszeni oraz co mają osiągnąć podczas spotkania. Spotkanie bez konkretnego celu nie ma najmniejszego sensu, ponieważ będzie to strata czasu a na koniec poczujesz irytację i głos w głowie: „ co ja tu robię?”, a tego raczej jako szef pewnie być nie chciał 😊
2. Zaplanuj agendę spotkania
Jeżeli jest osobą, która prowadzi spotkanie to zdecydowanie przygotuj agendę spotkania zawierającą kolejne punkty dyskusji oraz czas przeznaczony na każdy z nich. W ten sposób uczestnicy będą wiedzieli, co ich czeka, a Ty będziesz mógł kontrolować czas trwania spotkania. Kontrola czasu jest jednym z ważniejszych elementów spotkania. Przyznam Ci się do czegoś: Zawsze mam z tym problem i cały czas nad tym pracuje.
3. Wybierz odpowiednich uczestników
Zaproszenie odpowiednich osób na spotkanie jest kluczowe dla jego efektywności. Wybierz uczestników, którzy mają wiedzę i umiejętności niezbędne do realizacji celów spotkania. Inne osoby nie są potrzebne i nadprogramowa ilość osób sprawi, że na spotkaniu może pojawić się chaos. Nic tak nie irytuje jak handlowiec „mądrala”, który uważa, że wie wszystko, a jak się go pytasz o jego 10 najlepszych klientów, którzy wygenerują sprzedaż w danym miesiącu to jest cisza 😉
4. Zadbaj o komfort uczestników
Dobre spotkanie biznesowe to takie, na którym uczestnicy czują się swobodnie i komfortowo. Zadbaj o odpowiednie warunki w sali konferencyjnej, takie jak odpowiednia temperatura, wygodne krzesła, dostęp do wody oraz świeże powietrze. W firmie mieliśmy taką salę konferencyjną, gdzie nie było klimatyzacji. To był po prostu trudny czas w momencie kiedy w pokoju siedziało 15 osób. Oczywiście poradziliśmy sobie z tym tak jak to się robiło za PRLu otwierając okna, a nie włączając klimatyzację.
5. Przygotuj materiały i prezentacje
Dobra prezentacja pomaga w prowadzeniu spotkania, dlatego przygotuj wszelkie materiały i prezentacje, które będą niezbędne podczas spotkania. Upewnij się, że są one czytelne, zrozumiałe i estetycznie wykonane. Trzymaj się brand booka swojej firmy i nie twórz pomarańczowych prezentacji w momencie kiedy dominujący kolor twojej firmy to niebieski.
6. Zastosuj technologie wspierające
W ostatnim czasie w zespole głównie korzystamy z komputerów i narzędzi online. Wykorzystaj technologie, takie jak wideokonferencje, aplikacje do współpracy czy systemy zarządzania projektami, które ułatwią komunikację i pracę podczas spotkania. Ciekawym narzędziem jest Trello lub systemy BI oraz CR, które dają możliwość zbierania danych.
7. Prowadź spotkanie z zaangażowaniem
Energia i zaangażowanie w spotkaniu daje flow uczestnikom. Jako organizator, dbaj o to, aby spotkanie było prowadzone z zaangażowaniem, a uczestnicy czuli się zmotywowani do współpracy. Dziel się swoją energią i entuzjazmem oraz zachęcaj do otwartych dyskusji i wymiany pomysłów. Czasami bywa to trudne, ale w momencie kiedy masz odpowiednie osoby na pokładzie to wtedy takie spotkanie przynosi sukces i nie jest męczące dla prowadzącego oraz dla uczestników.
8. Szanuj czas uczestników
Rozpoczynaj i kończ spotkanie zgodnie z zaplanowanym harmonogramem. Unikaj przedłużania dyskusji oraz niepotrzebnych dygresji. Pamiętaj, że czas uczestników jest cenny, a efektywne spotkanie to takie, które szanuje ich czas. Proponuje Ci, abyś nie robił spotkań w piątek o 15:00, bo dla wielu osób jest to już czas, gdzie myślami są ze swoimi rodzinami lub w innej czasoprzestrzeni
9. Podsumuj i zdefiniuj kolejne kroki
Na koniec spotkania, dokładnie podsumuj jego przebieg oraz ustalone decyzje. Wyznacz kolejne kroki i zadania dla uczestników, tak aby wszyscy wiedzieli, co mają robić po zakończeniu spotkania. Bez tego działania skuteczność spotkania maleje, a szanse realizacji ustalonych priorytetów spadają mniej więcej o połowę. Jak często słyszałeś…… „ojej zapomniałem” albo „przecież szef nie prosił, aby to zrobił”
10. Wysyłaj notatki po spotkaniu
Po spotkaniu, przygotuj i wyślij uczestnikom notatki zawierające główne ustalenia oraz planowane działania. To pozwoli utrwalić informacje oraz umożliwi śledzenie postępów i monitorowanie realizacji zadań. Z mojej perspektywy, notatka w postaci email zawsze wystarczy.
Stosując powyższe punkty, zyskasz pewność, że zorganizowane przez Ciebie spotkanie biznesowe w biurze będzie efektywne, produktywne i przyniesie wymierne korzyści dla twojej firmy. Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest odpowiednie planowanie, zaangażowanie uczestników oraz kontrolowanie czasu spotkania. Notatka na koniec to cream de la cream dla wszystkich i mapa do działania.
Ograniczaj i eliminuj spotkania, które marnują czas zespołu i nic nie wnoszą w rozwój firmy lub nie rozwiązują konkretnych problemów w twojej firmie. Jeden z moich mentorów przeliczał ile kosztuje 1h spotkania zespołu w prosty sposób. Jak to zrobić? Przelicz ile kosztuje godzina pracy każdego współpracownika, który bierze udział w spotkaniu, następnie dodaj wszystkie te koszty i wyjdzie ile kosztuje takie spotkanie kosztuje firmę. Dla przykłady w spotkaniu bierze udział 8 osób, gdzie średni koszt 1h pracy specjalisty wynosi 50 pln. Prosty rachunek 8 x 50 pln= 400 pln/h. Jeżeli dodamy sobie koszty 1h pracy np. prezesów okazuje się, ze 2 godzinne spotkanie można wycenić na kilka tysięcy złotych. Warto, abyś jako szef o tym pamiętał planując spotkania biznesowe.
