You are currently viewing 5 sprawdzonych metod zarządzania czasem, kiedy jesteś szefem i ojcem

Różni ludzie, różne metody zarządzania czasem – zasada jest prosta. Kluczowym słowem, które tutaj podkreśliłbym, jest „zarządzanie”. Choć mogę polecić wiele książek na ten temat, chciałbym skupić się na przedstawieniu kilku moich sprawdzonych strategii, dzięki którym udało mi się efektywnie wykorzystać przynajmniej 70% dostępnego czasu. Oczywiście, nie twierdzę, że zawsze udaje mi się wykorzystać go w 100% – taka absolutna efektywność byłaby mało realistyczna. Znajdując się na czele firmy i mając troje synów, zdaję sobie sprawę, jak szybko potrafi zlecieć doba.

Jeżeli jesteś w podobnej sytuacji – jesteś zaangażowanym rodzicem, prowadzisz własny biznes – poniżej znajdziesz pięć punktów, które w moim przekonaniu mogą okazać się niezwykle przydatne.

1. Ogarnij chaos, czyli planowanie

Zarządzanie czasem zaczyna się od umiejętności planowania i ustalania priorytetów. Przyglądaj się swoim codziennym obowiązkom oraz celom długoterminowym, zarówno w kontekście pracy, jak i życia rodzinnego. Zidentyfikuj te najważniejsze i buduj wokół nich swój plan dnia, tygodnia, czy nawet miesiąca. Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od najbardziej skomplikowanych zadań – takie podejście pozwala skoncentrować się na nich, gdy jesteś najbardziej wypoczęty i skupiony.

Wprowadziłem rutynę niedzielnego planowania całego nadchodzącego tygodnia. Dzięki temu zawsze wiem, co mam do zrobienia. W dzisiejszych czasach, kiedy jesteśmy bombardowani informacjami i różnymi sytuacjami, zarówno w biznesie, jak i w życiu rodzinnym, łatwo jest zgubić cel. Dlatego tak ważne jest skrupulatne planowanie i – co podkreślę – zapisywanie tego, co jest dla nas najważniejsze. Jest to połowa sukcesu. Druga połowa polega na realizacji tych planów. Teoretycznie na tym mógłbym zakończyć ten artykuł. Ale nie jest tak łatwo! Poniżej przedstawiam cztery dodatkowe punkty, które, jeśli uwzględnisz je w swoim podejściu, ułatwią Ci zarządzanie czasem.

2. Deleguj zadania tam, gdzie to możliwe

Pamiętaj, nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego samodzielnie. Zarówno w pracy, jak i w domu, niektóre zadania mogą – a często nawet powinny – być delegowane. Może to obejmować przekazywanie projektów współpracownikom w biurze lub dzielenie obowiązków domowych z partnerem lub dziećmi. Ważne jest, by pamiętać, że delegowanie to nie jest po prostu przerzucanie swoich zadań na innych. To również budowanie zaufania i umożliwienie innym rozwijania swoich umiejętności.

Na przykład, możesz poprosić swoje dzieci o pomoc w codziennych obowiązkach domowych. Możesz także nawiązać bliższe relacje z rodzicami kolegów i koleżanek swoich dzieci, co umożliwi Wam na przykład wymienianie się obowiązkami związanymi z odwożeniem dzieci do szkoły. Oczywiście, wszystko to wymaga czasu i budowania relacji, ale na pewno się opłaci.

Ostatnio zacząłem również delegować zadania… na moje dzieci. Może się to wydawać dziwne, ale przekazywanie dzieciom pewnych prostych obowiązków uczy je konsekwencji, pracy oraz przede wszystkim odpowiedzialności. Każdy z moich synów ma obecnie przypisane po 2-3 obowiązki domowe, które musi wykonywać. Przykładowo, mogą to być takie zadania jak opróżnianie zmywarki, odkurzanie swoich pokojów czy podlewanie roślin w ogrodzie.

3. Naginaj czasoprzestrzeń, czyli techniki zarządzania czasem

Istnieje wiele sprawdzonych technik zarządzania czasem, które pomagają zwiększyć produktywność. Technika Pomodoro na przykład, polega na intensywnej pracy przez 25 minut, po czym następuje 5-minutowa przerwa. Metoda „eat the frog” natomiast, zachęca do rozpoczęcia dnia od najtrudniejszego zadania, co pozwala uniknąć jego odkładania na później. Wykorzystanie takich technik pomaga efektywnie zarządzać czasem i skupiać się na priorytetowych zadaniach.

Ja jednak, korzystam z odmiennej strategii, którą nazywam „odwróconym 'eat a frog'”. Polega ona na wykonaniu najpierw najkrótszych zadań czy spraw, aby później zająć się tymi najtrudniejszymi. Dzięki temu, gdy dochodzę do najbardziej skomplikowanych zadań, jestem już rozpędzony, a małe sukcesy osiągnięte na początku dnia dodatkowo motywują mnie do dalszych działań. Nagradzam się również pochwałami, które stymulują mnie do dalszej, efektywnej pracy.

4. Skup się, czyli nie daj się rozpraszać

Niezaplanowane przerwy mogą znacznie zakłócić harmonogram dnia i utrudnić efektywne zarządzanie czasem. Dlatego kluczowe jest umiejętne zarządzanie takimi przerwami. W pracy może to oznaczać wyznaczenie konkretnych godzin na sprawdzanie e-maili czy odbieranie telefonów. W domu natomiast, możesz ustalić określone godziny, kiedy jesteś „niedostępny” dla innych członków rodziny, poświęcając ten czas na skoncentrowane realizowanie swoich zadań.

Jeśli miałbym wybrać jedno kluczowe przesłanie z tego punktu, brzmiałoby ono: skup się na wykonywanym zadaniu i wyłącz potencjalne rozpraszacze. Dzięki temu twoja produktywność wzrośnie nawet o kilkadziesiąt procent. Jeżeli masz do opracowania strategię, skup się wyłącznie na tej czynności. Wyłącz rozpraszacze i po prostu ją napisz. Nie odbieraj telefonów, nie odpisuj na maile – skoncentruj się na zadaniu.

W dobie technologii, smartfony zaprojektowane są tak, aby przyciągać naszą uwagę. Nasz mózg jest nauczony czerpania przyjemności z otrzymywania nowych informacji. Sam miałem z tym problem i musiałem podjąć świadome działania, aby zredukować tę „zależność”. Pamiętaj, efektywne zarządzanie czasem to przede wszystkim skupienie i eliminacja rozpraszaczy.

5. To ty jesteś najważniejszy, czyli czas dla siebie

Mimo licznych zobowiązań zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej, kluczowe jest zarezerwowanie czasu dla siebie. Regularne chwile relaksu i czas na uprawianie hobby nie tylko pomagają odprężyć się i zregenerować siły, ale także zwiększają twoją kreatywność i efektywność w pozostałych zadaniach. To może oznaczać ciche czytanie książki, uprawianie joggingu, medytację, czy cokolwiek innego, co pozwala ci oderwać się od codziennych obowiązków i zrelaksować.

Zarządzanie czasem to nie tylko planowanie pracy, ale również odpoczynku. Bez właściwej regeneracji, trudno jest optymalnie wykorzystać kreatywny potencjał swojego umysłu. Jeśli więc pragniesz efektywnie zarządzać swoim czasem, znajdź czas na planowanie tejże zarządzalności. To może brzmieć nieco paradoksalnie, ale bez odpowiedniego planowania, cała strategia zarządzania czasem może okazać się niewystarczająco efektywna.

Podsumowanie, zapamiętaj jedno zdanie

Zarządzanie czasem to prawdziwa sztuka, której opanowanie może wymagać trochę praktyki. Jednak zastosowanie tych pięciu sprawdzonych metod pomoże Ci zwiększyć produktywność, zredukować stres i poprawić ogólne samopoczucie zarówno w pracy, jak i w domu. Pamiętaj, że kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest elastyczność i zdolność do adaptacji do zmieniających się okoliczności. Z czasem, te metody stają się naturalnym elementem Twojej rutyny, przynosząc ogromne korzyści zarówno dla Ciebie, jak i dla Twojej rodziny oraz zespołu.

Dla mnie, sukcesywne planowanie i korzystanie z kalendarza sprawia, że jestem w stanie zrealizować to, co sobie zaplanowałem. Jeżeli miałbym podsumować jednym zdaniem ten artykuł, brzmiałoby ono następująco:

„Zaplanuj co masz zrobić, skup się na zadaniu, a następnie wykonaj do końca” – DONE 😊

To prosty przepis, który pozwoli Ci zapanować nad swoim czasem i uczynić go Twoim sprzymierzeńcem, a nie wrogiem. Dzięki niemu, zarządzanie czasem przestanie być źródłem stresu, a stanie się kluczem do sukcesu zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej.
Pozdrawiam Maciek

Dodaj komentarz